Tänases maailmas, kus infotehnoloogia areng on teinud võimalikuks kodukontoris töötamise ja kaugtöö, on üsnagi loomulik asjade kulg, et ka sekretärid ja assistendid kolivad üle virtuaalmaailma. Kui näiteks raamatupidaja või arendaja saab oma tööd ära tehtud kodukontorist, siis miks ei võiks seda teha ka sekretär?
Uued tuuled bürootöös – virtuaalsekretär ja büroohotell
Kuidas see puudutab sekretäritööd? Kes on virtuaalsekretär? Kuidas toimib uut moodi büroo – büroohotell?
Nagu igas büroos, saab ettevõtja kasutada ka virtuaalbüroos sekretäriteenust - nimelt virtuaalsekretäri teenust. Kui bürootöötaja, sekretäri või assistendi rollist rääkida, siis nagu maailm üldse, on ka see on paljuski muutumas. Sekretär ei ole enam ammu vaid telefoni vastuvõtja ja kõnede "noppija". Kaasaegselt sekretärilt eeldatakse "imeinimeseks" olemist. Ideaalne sekretär peab olema võimeline asendama juhti, olema võimeline kiirelt ja adekvaatselt reageerima olukordadele, lahendama jooksu pealt erinevaid olukordi jne. Olles ise mitmeid ettevõtteid juhtinud, väärtustan ma väga kõrgelt professionaalset assisteerimise võimet, mille üheks võtmekohaks ja ehk ka kõige olulisemaks on just juhi moodi mõtlemine. Kui sekretär mõistab sinu vajadusi, saab aru oma rollist, siis ta suudab oma tööd väga hästi teha. Teisalt, kuna info on tänapäeval väga hästi kättesaadav, siis paljudel juhtudel on sekretäri või assistendi palkamise vajadus hoopis vähenenud. See on mõtlemise koht: kas efektiivsem on delegeerida või ise asi ära teha!
Virtuaalsekretär aitab ettevõtjat vaid siis, kui seda on vaja ja teenust tellitakse. Virtuaalsekretär pakub kõiki klassikalisi sekretäritöö teenuseid. Ta tegeleb postiga ja erinevate dokumentidega nende loomisest kuni arhiveerimiseni, protokollib koosolekuid, tellib lähetusteks reisidokumente, teeb ettekandeid ning esitlusi, koostab aruandeid, korraldab erinevaid üritusi, ostab ärikingitusi jms. Teenus aitab ettevõtjal kokku hoida aega ja raha. Virtuaalsekretäri teenus on kiire ja tasuda tuleb üksnes tellitud töö eest.
Büroohotelli kliendid on ettevõtjad, kellel ei ole eraldi oma kontorit koos infrastrutkuuri ja vajalike tugiteenustega ja kes kasutavad büroohotelli töökeskkonda igapäevaselt või lühiajaliselt. Populaarne on kasutada büroohotelli kohtumiste läbiviimiseks, koolitusteks, seminarideks. Lisaks on üsna populaarne töökoha kasutamine. See tähendab, et ühes ruumis on kuni 6 töökohta, mida kasutavad 5-6 erineva ettevõtte töötajad vastavalt nende vajadusele.
Hea haldjana hoiab bürootöötaja büroo ideaalses toimimises ja korras ning just bürootöötaja soe naeratus tervitab sisenejat - olgu selleks siis eelnimetatud ettevõtja või selle sama ettevõtja klient. Büroohotelli ruume peab iseloomustama läbimõeldus. Büroo peab olema tehtud kasutajale mugavaks. Töötoad võiks olla päikese poole ja helged, nii et tulemuseks oleks mõnusad, õdusad, esinduslikud, funktsionaalsed ruumid.
Bürootöötaja, assistendi või sekretäri puhul kõige tähtsam suhtumine töösse. Teiseks on tähtis tõsine soov just seda tööd teha. Kolmandaks on oluline, et inimene, kes plaanib sekretärina tööd teha, peaks endalt küsima, kas talle meeldib inimesi aidata. Kui vastus on ei, siis tuleb teine eriala valida. Need kolm käivad ilmselt paljude ametialade kohta.
Mis on tark töö?
Tundub rumal küsida, et "miks tark töö?" - kõik tahavad ju targalt töötada. Paraku on Eestis veel küllalt ametikohti, kus olulised on "tagumiktunnid" ja mitte töö tulemus.
Targa töö all mõistame töökorraldust, kus on arvestatud mõlema poole – tööandja ja töövõtja – vajadusi, kus töötajatel on suurem vabadus, aga ka vastutus oma töö tulemuste eest. Targa töökorralduse puhul valitakse töö aeg, koht ja viis vastavalt sellele, mis on töö tulemuse seisukohalt kõige otstarbekam. Märksõnad on paindlikkus, partnerite koostöö, iseseisvus ja ettevõtlik suhtumine, samuti oskuslik kaasaegsete IKT (Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia) vahendite kasutamine.
Uued tuuled bürootöös – virtuaalsekretär ja büroohotell
Kuidas see puudutab sekretäritööd? Kes on virtuaalsekretär? Kuidas toimib uut moodi büroo – büroohotell?
Nagu igas büroos, saab ettevõtja kasutada ka virtuaalbüroos sekretäriteenust - nimelt virtuaalsekretäri teenust. Kui bürootöötaja, sekretäri või assistendi rollist rääkida, siis nagu maailm üldse, on ka see on paljuski muutumas. Sekretär ei ole enam ammu vaid telefoni vastuvõtja ja kõnede "noppija". Kaasaegselt sekretärilt eeldatakse "imeinimeseks" olemist. Ideaalne sekretär peab olema võimeline asendama juhti, olema võimeline kiirelt ja adekvaatselt reageerima olukordadele, lahendama jooksu pealt erinevaid olukordi jne. Olles ise mitmeid ettevõtteid juhtinud, väärtustan ma väga kõrgelt professionaalset assisteerimise võimet, mille üheks võtmekohaks ja ehk ka kõige olulisemaks on just juhi moodi mõtlemine. Kui sekretär mõistab sinu vajadusi, saab aru oma rollist, siis ta suudab oma tööd väga hästi teha. Teisalt, kuna info on tänapäeval väga hästi kättesaadav, siis paljudel juhtudel on sekretäri või assistendi palkamise vajadus hoopis vähenenud. See on mõtlemise koht: kas efektiivsem on delegeerida või ise asi ära teha!
Virtuaalsekretär aitab ettevõtjat vaid siis, kui seda on vaja ja teenust tellitakse. Virtuaalsekretär pakub kõiki klassikalisi sekretäritöö teenuseid. Ta tegeleb postiga ja erinevate dokumentidega nende loomisest kuni arhiveerimiseni, protokollib koosolekuid, tellib lähetusteks reisidokumente, teeb ettekandeid ning esitlusi, koostab aruandeid, korraldab erinevaid üritusi, ostab ärikingitusi jms. Teenus aitab ettevõtjal kokku hoida aega ja raha. Virtuaalsekretäri teenus on kiire ja tasuda tuleb üksnes tellitud töö eest.
Büroohotelli kliendid on ettevõtjad, kellel ei ole eraldi oma kontorit koos infrastrutkuuri ja vajalike tugiteenustega ja kes kasutavad büroohotelli töökeskkonda igapäevaselt või lühiajaliselt. Populaarne on kasutada büroohotelli kohtumiste läbiviimiseks, koolitusteks, seminarideks. Lisaks on üsna populaarne töökoha kasutamine. See tähendab, et ühes ruumis on kuni 6 töökohta, mida kasutavad 5-6 erineva ettevõtte töötajad vastavalt nende vajadusele.
Hea haldjana hoiab bürootöötaja büroo ideaalses toimimises ja korras ning just bürootöötaja soe naeratus tervitab sisenejat - olgu selleks siis eelnimetatud ettevõtja või selle sama ettevõtja klient. Büroohotelli ruume peab iseloomustama läbimõeldus. Büroo peab olema tehtud kasutajale mugavaks. Töötoad võiks olla päikese poole ja helged, nii et tulemuseks oleks mõnusad, õdusad, esinduslikud, funktsionaalsed ruumid.
Bürootöötaja, assistendi või sekretäri puhul kõige tähtsam suhtumine töösse. Teiseks on tähtis tõsine soov just seda tööd teha. Kolmandaks on oluline, et inimene, kes plaanib sekretärina tööd teha, peaks endalt küsima, kas talle meeldib inimesi aidata. Kui vastus on ei, siis tuleb teine eriala valida. Need kolm käivad ilmselt paljude ametialade kohta.
Mis on tark töö?
Tundub rumal küsida, et "miks tark töö?" - kõik tahavad ju targalt töötada. Paraku on Eestis veel küllalt ametikohti, kus olulised on "tagumiktunnid" ja mitte töö tulemus.
Targa töö all mõistame töökorraldust, kus on arvestatud mõlema poole – tööandja ja töövõtja – vajadusi, kus töötajatel on suurem vabadus, aga ka vastutus oma töö tulemuste eest. Targa töökorralduse puhul valitakse töö aeg, koht ja viis vastavalt sellele, mis on töö tulemuse seisukohalt kõige otstarbekam. Märksõnad on paindlikkus, partnerite koostöö, iseseisvus ja ettevõtlik suhtumine, samuti oskuslik kaasaegsete IKT (Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia) vahendite kasutamine.