E-kirja olemus, plussid ja miinused, meilietikett, e-kirja vormistus
Mida tähendab e-kiri? Mida see endast kujutab?
E-kiri (inglise keeles e-mail) ehk elektronkiri ehk kõnekeeles meil on tarkvaraga seadmes (nt telefon, arvuti jne) koostatud kiri, mida saab edastada ning vastu võtta arvutivõrkudes elektroonilisel kujul.
Internetis kasutatakse kirjade edastamiseks kirjade edastamise protokolli. Kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks on vaja omada e-postkasti (kasutajakontot postiserveris), mida pakuvad tasu eest ja tasuta arvukad teenusepakkujad, lisaks ettevõtted oma töötajatele ja koolid oma õpilastele. E-kirjade vahetamise süsteem e-post on veebi kõrval kõige kasutatavam internetiteenus.
E-kirja saatmiseks ja saabunud kirjade lugemiseks on vaja kasutada postiprogrammi, mis võib olla ka veebipõhine. Uue kirja saatmiseks tuleb sisestada saaja e-posti aadress, sisukokkuvõte ja kirja tekstiline sisu. Enamik postiprogramme võimaldab saata üht kirja korraga mitmele adressaadile (kellest osa võivad olla märgitud koopia saajateks) ja lisada kirjale manustena faile. E-kirja maht ei ole üheselt piiratud, vaid sõltub kirja edastavate serverite seadistatud piirangutest.
Millised on e-posti /e-kirja plussid ja miinused?
Mida tähendab e-kiri? Mida see endast kujutab?
E-kiri (inglise keeles e-mail) ehk elektronkiri ehk kõnekeeles meil on tarkvaraga seadmes (nt telefon, arvuti jne) koostatud kiri, mida saab edastada ning vastu võtta arvutivõrkudes elektroonilisel kujul.
Internetis kasutatakse kirjade edastamiseks kirjade edastamise protokolli. Kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks on vaja omada e-postkasti (kasutajakontot postiserveris), mida pakuvad tasu eest ja tasuta arvukad teenusepakkujad, lisaks ettevõtted oma töötajatele ja koolid oma õpilastele. E-kirjade vahetamise süsteem e-post on veebi kõrval kõige kasutatavam internetiteenus.
E-kirja saatmiseks ja saabunud kirjade lugemiseks on vaja kasutada postiprogrammi, mis võib olla ka veebipõhine. Uue kirja saatmiseks tuleb sisestada saaja e-posti aadress, sisukokkuvõte ja kirja tekstiline sisu. Enamik postiprogramme võimaldab saata üht kirja korraga mitmele adressaadile (kellest osa võivad olla märgitud koopia saajateks) ja lisada kirjale manustena faile. E-kirja maht ei ole üheselt piiratud, vaid sõltub kirja edastavate serverite seadistatud piirangutest.
Millised on e-posti /e-kirja plussid ja miinused?
E-kirja plussid |
E-kirja miinused |
Ei sega saatjat sobival ajal. |
Kiirel suhtlusel ei ole tulemuslik vahend (samuti emotsionaalsel suhtlusel). |
Ei ole vaja muretseda kehva käekirja pärast. |
Kiiresti kirjutades tekib ikka kirjavigu (kontrolli õigekirja Eesti kelle spelleriga) |
E-kirja kulud on olematud. |
Teate sisu võib jätta partnerile vale mulje. |
Midagi arvutisse installida pole vaja, e-kirjadele saab ligi veebibrauserist. |
Kasutajaliides on aeglase netiühendusega ebamugav kasutada. |
Postkast on kättesaadav kõigilt platvormidelt ja kõigist arvutitest, olgu kasutusel Windows, Linux või Mac. |
Paljud e-posti tasuta veebiteenused pakuvad reklaami ja koguvad kasutaja kohta infot. Ärritavad rämpskirjad. |
Kõik kirjad on alati sünkroniseeritud, sest asuvad pilveteenuses. |
Veebipõhine kasutajaliides on mõnede omaduste puhul piiratum kui eraldi e-postirakendus. |
E-kirjad on alles ka siis, kui arvuti kõvakettaga midagi juhtub, need on varundatud pilveteenusesse. |
Oled seotud platvormiga, mille jaoks e-postitarkvara on tehtud: Windowsi, Linuxi või Maci jaoks on eraldi programmid. |
Lihtne on ühte kohta koondada palju erinevaid e-posti kontosid ja neid korraga kasutada. |
Installimine ja seadistamine on keerulisem. |
E-kirjade arhiiv on alati kättesaadav ka netiühenduseta. |
Erinevate seadmete vahel sünkroniseerimine on keerulisem. |
E-kirjade arhiivi saab oma vajaduste järgi varundada väljaspool kasutatavat arvutit vastavalt oma soovitud varundusplaanile. |
Kui oled õppinud kasutama üht programmi põhjalikumalt, on raskem ümber kolida teiste lahenduste peale. |
Millised on meilietiketi 10 põhireeglit?
Netikett ehk interneti etikett koosneb aja jooksul internetis välja kujunenud tervest hulgast reeglitest, mis määratlevad selle, kuidas käituda korrektselt võrgus. Netiketi üks olulisemaid osasid on meilietikett. Meilietikett hõlmab reeglistikku ja häid tavasid, mida peaks jälgima elektronkirjade saatmisel ja vastuvõtmisel.
Meilietiketi kümme põhireeglit:
Netikett ehk interneti etikett koosneb aja jooksul internetis välja kujunenud tervest hulgast reeglitest, mis määratlevad selle, kuidas käituda korrektselt võrgus. Netiketi üks olulisemaid osasid on meilietikett. Meilietikett hõlmab reeglistikku ja häid tavasid, mida peaks jälgima elektronkirjade saatmisel ja vastuvõtmisel.
Meilietiketi kümme põhireeglit:
- Meilisõnum peab olema selge, lühike ja arvestama saatja vajadustega
- Kasuta õigekirja- ja grammatikakorrektorit
- Austa meilisaaja aega
- Hoia saadud meilide privaatsust
- Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil säilitab privaatsuse
- Ära usalda ühtegi sõnumit, mille päisest võid lugeda “Edasta kõikidele oma sõpradele”
- Loe meiliprogrammi võimaluste, võrgutehnoloogia ja -kultuuri tundmaõppimiseks vajalikke juhendeid. Ära ole ebaviisakas endast vähem võrguteadlike vastu
- Hinga sügavalt sisse, enne kui klõpsad nupule “Saada”
- E-post ei ole iga sõnumi jaoks sobiv meedium
- E-post on reaalne maailm.
Kuidas vormistada ametlikku e-kirja?
E-kirjad on asendamas tavapäraseid „ametlikke kirjaplanke“. See sõltub muidugi organisatsiooni tegevusalast ja sektorist, kuhu organisatsioon kuulub. Siiani võib kohata suhtumist, et nn ametialased kirjad on nagu isiklikud ja nende koostamisel ei pea lähtuma kirjastandardist ja elementide vormistamine pole oluline.
On palju soovitusi - alusta tervitades, soovi alati parimat, lisa mõnusaid emotikone jne. Kõik see on õige, kui me räägime mitteametlikust suhtlemisest, suhtleme oma sõpradega, ehk siis tegemist on nt isikliku kirjavahetusega. Selline stiil võib toimuda ka organisatsioonisiseselt, st oleme sõbralikud, sinatame jne.
Vormistades samasisulise kirja kirjaplangil ja e-kirjana, siis leiame, et e-kirja vormistus võib olla „lahedam“, „familiaarsem“ jne. Miks teha vahet? Vahet pole. Koostades e-kirja mõtle nii, et kui ma oleks selle kirja pidanud koostama kirjaplangile, siis kas ma alustaksin kirja tervitusega „Tere!“ või „Ahoi!“ ja lõpetaksin kirja „Tervitades“ või „Päikest!“ (õnneks seda lõputervitust on jäänud vähemaks).
Alates 2006. aastast on reguleeritud kirjade, sh e-kirjade vormistamist kirjastandardiga. 2013. aastal on koostatud kirjastandardi uustöötlus, 2015. aastal seda täpsustati - kehtiv kirjastandard EVS 882-1:2013/AC:2015 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”.)
E-kirjade kirjutamisel kehtivad samad üldreeglid, mis kirjaplangile vormistatavate kirjade puhul:
- koostatakse nõuete kohaselt
- tekst täpne, keelelt ja stiililt korrektne, arusaadav
- vastab eesti kirjakeele normile.
E-kirjade haldamine olgu reguleeritud
Organisatsioonis tuleb reguleerida e-kirjade haldamine: loomine (vormistamise nõuded), registreerimine, arhiveerimine, e-posti aadressi kasutamine (kas võib kasutada isiklikuks kirjavahetuseks või ei). E-kirjade registreerimine / mitte registreerimine ja arhiveerimine / mitte arhiveerimine ei sõltu kirja saamise-saatmise viisist, vaid dokumendi sisust.
E-kirjade vormistamine
E-kirja elementide vormistamine lähtudes kirjastandardist (elemendid on toodud vormistamise järjekorras):
- Kirjapeaväli
- Aadress (e-posti aadress). Ametialases suhtluses kasutame korrektset e-posti aadressi, nt eesnimi.perekonnanimi@organisatsiooni nimi.ee või organisatsiooni üldist e-posti aadress nt [email protected] või muu lõpp.
- Pealkiri. Nimetavas käändes ja kohustuslik, ei märgita läbivate suurte tähtedega.
- Tekstiväli
- Saatja kuupäev, saatja viit - element „Seosviit“. Kasutame siis, kui tegemist on vastusega saabunud kirjale ja kui kirjad registreeritakse (registreerimine sõltub kirjade sisust, mitte saatmise või edastamisviisist).
- Kuupäev ja viit. Meie poolt saadetava kirja (sh siis vastuse) kuupäev ja viit (kirja number) – vajadusel, st kui me kirja ei registreeri ei pea märkima, kuupäev on e-kirjas olemas.
- Adressaat. Nimeline (Mari Vusserdaja, lisades ka organisatsiooni nime) või siis ainult nt organisatsiooni nimi.
- Pöördumine. Kasutame vajadusel, nt võib kasutada ka ilma adressaadita, nt Lugupeetud juhataja (kui saadame kirja nimelisele e-posti aadressile).
- Tekst/Sisu. Korrektne, üheselt arusaadav.
- Lõputervitus. Teksti võib lõpetada lõputervitusega, nt Lugupidamisega või Koostööd soovides. Kindlasti lõputervitus siis, kui kasutame pöördumist. PS! Elemendid „Pöördumine“ ja „Lõputervitus“ on teksti alamelemendid ja ei ole kohustuslikud.
- Signatuur. St „allkirjastaja“ - sisaldab nime, e-kirjadel lisaks siis organisatsiooni nimi (element „autor“), ametinimetus, kontaktid.
- Lisamärge. Viitame manusele, st faili nimele (nt pakkumine.pdf).
Kokkuvõtteks
Standardid pole kohustuslikud, v.a kui need on kohustuslikeks tehtud (st läbi teiste õigusaktide, nt kui on öeldud, et dokumentide koostamine vastavalt õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuded).
Organisatsioonis saame kokku leppida, kuidas me suhtleme organisatsioonisiseselt, kuidas organisatsioonist välja – iga välja läinud kiri (mistahes viisil) kujundab organisatsiooni mainet. Oluline on teada, millal on e-kirjad ametlikud – kas see tuleneb kirja sisust, kokkulepetest või mis rollis me oleme.
E-kirja õige vormistus
Lae ülal olev dokument endale alla PDFina:
|
|
Näiteid elust enesest: